Module AOT (Autorisation d'Occupation Temporaire) : Simplifiez la Gestion des Autorisations dans le Secteur BTP

Introduction

Dans le secteur du BTP, la gestion des Autorisations d'Occupation Temporaire (AOT) constitue un défi crucial. Qu'il s'agisse d'installer des échafaudages, d'organiser des chantiers ou d'utiliser des terrains publics à des fins temporaires, suivre et gérer ces demandes peut rapidement devenir complexe et chronophage.  

Le module AOT, dédié à la gestion numérique des demandes, délivrances et suivis des AOT, propose une solution simple, performante et conforme aux obligations réglementaires. Aligné avec le Code de l’urbanisme et d’autres cadres juridiques régissant la gestion des domaines publics, cet outil a été conçu pour rationaliser les processus administratifs, minimiser les risques juridiques et assurer une traçabilité optimale.  

Dans cet article proposé par Direct Preuve, nous explorons les fonctionnalités clés, l'architecture technique et les nombreux avantages pratiques du module AOT.

Fonctionnalités principales

11. Demande d’AOT  

Le module simplifie et optimise la soumission des demandes d’Autorisation d’Occupation Temporaire (AOT) grâce à une interface intuitive permettant de :  

• Renseigner les informations clés : nature du projet, localisation précise, durée d’occupation, superficie ou emprise occupée, etc. Ces informations structurées assurent une présentation claire et complète de chaque demande.  
• Joindre les documents nécessaires : plans de projet, études d’impact, attestations ou documents justificatifs pertinents. Cette étape garantit la conformité des dossiers dès leur soumission.  

Cette centralisation des données et documents garantit que chaque demande est complète, cohérente et prête à être soumise sans perte de temps.

Architecture technique

2. Gestion des autorisations  

Une fois la demande soumise, le module offre un suivi rigoureux et transparent du traitement par les autorités compétentes :  

• Suivi en temps réel : grâce à un tableau de bord clair et intuitif, suivez chaque étape du processus, du dépôt jusqu’à la validation finale.  
• Enregistrement des conditions imposées : le module permet de documenter facilement les restrictions, obligations spécifiques ou conditions particulières liées à l’AOT délivrée, afin de rester en conformité.  

Cela permet une vision complète et simplifiée du cycle de vie des autorisations pour éviter tout oubli ou erreur.

1. Interface utilisateur  

3. Preuves numériques  

Le module renforce la conformité grâce à une gestion avancée des preuves numériques, essentielles pour la traçabilité et les audits :  

• Documents signés électroniquement : conventions d’AOT, arrêtés administratifs ou tout autre document officiel, garantissant leur authenticité juridique.  
• Formulaire web/mobile simplifié : les utilisateurs peuvent soumettre leurs demandes partout, à tout moment.  
• Tableau de bord intuitif : suivi des statuts des demandes, échéances et notifications en quelques clics.  
• Horodatage et géolocalisation : des rapports détaillés sur la mise en œuvre sur le terrain, incluant des preuves vérifiables liées à des dates, heures et lieux précis.  

Ces fonctionnalités renforcent la sécurité juridique et facilitent la gestion en cas de litige.

2. Backend robuste  

4. Suivi et renouvellement  

Pour éviter toute expiration ou perte de droits, le module intègre des outils de gestion proactive :  

• Alertes automatiques : des notifications vous avertissent avant l’échéance des autorisations, vous permettant ainsi d’anticiper les renouvellements nécessaires.  
• Base de données sécurisée : stockage structuré des informations et documents.  
• API performante : compatibilité avec les plateformes administratives locales pour échanger les données en toute fluidité.
• Gestion des modifications : en cas d’évolution des conditions d’occupation ou de révocation des autorisations, le module permet une mise à jour rapide et traçable.  

Ce suivi proactif garantit une occupation continue et conforme, sans perturbation des activités.

3. Sécurité mise à l’honneur  

5. Archivage et conformité  

Le module assure une conservation structurée et sécurisée de toutes les données et documents associés aux AOT :  

• Archivage sécurisé : idéal pour les audits ou procédures contentieuses, avec une durée minimale de conservation de 5 ans.  
• Authentification sécurisée des utilisateurs, grâce à des comptes validés (ex. : Direct Preuve).  
• Chiffrement des données sensibles et recours aux signatures électroniques, assurant la fiabilité des échanges.
• Consultation centralisée : toutes les AOT sont organisées par projet, offrant une gestion transparente et facilitant un accès rapide aux informations nécessaires.  

Cette fonctionnalité garantit une traçabilité totale et une conformité maximale, essentielle pour une gestion durable et efficace.

Processus opérationnel

1. Initiation de la demande  

• Le maître d’ouvrage ou l’entreprise renseigne tous les détails nécessaires via un portail intuitif qui facilite l’entrée des informations.  
• Une approbation interne est réalisée par les responsables concernés au sein de l’organisation avant la soumission officielle aux autorités compétentes. Cela garantit que la demande est complète et conforme avant d’être transmise.

2. Soumission et traitement  

• La demande est transmise instantanément sur les plateformes des collectivités ou préfectures concernées, permettant un gain de temps significatif.  
• Les utilisateurs peuvent suivre en temps réel l’état d’avancement de leur demande grâce à des notifications automatiques, qui alertent en cas de besoin de compléments ou en cas de rejet. Cette transparence améliore la communication et réduit les délais d’attente.

3. Mise en œuvre  

• Une fois l’AOT (Autorisation d’Occupation Temporaire) délivrée, ses conditions associées sont automatiquement enregistrées dans le système pour assurer la conformité et le suivi réglementaire.  
• Des rapports terrain sont générés, comprenant des photos et toutes les données nécessaires sur le début de l’occupation. Ces informations sont archivées au format numérique pour un accès rapide et sûr.

4. Suivi et clôture  

• Le système envoie des notifications automatiques avant la fin de validité de l’AOT, offrant une assistance proactive pour les renouvellements ou la préparation de la clôture.  
• Une fois la libération du domaine public confirmée, les dossiers sont archivés automatiquement, permettant une traçabilité complète tout en libérant du temps pour les utilisateurs.

Conformité et aspects juridiques

Le module AOT garantit une gestion dans le respect des normes réglementaires :  

• Délais d’instruction conformes (par exemple, sous 2 mois suivant le Code de l’urbanisme).  
• Preuves numériques fiables : l’horodatage et la blockchain garantissent l’auditabilité sans faille.  
• Archivage minimum de 5 ans : répond aux exigences légales et facilite les contrôles.

Intégration avec Direct Preuve  

Avec Direct Preuve, bénéficiez d’une solution qui renforce la fiabilité de chaque étape de vos processus grâce à des technologies avancées :  

• Certifications des preuves numériques : Que ce soit pour les demandes, les délivrances ou les constats, chaque preuve est garantie, sécurisée et infalsifiable.  
• Suivi via la blockchain : Profitez d’une transparence totale à chaque étape, avec des données traçables et un audit simplifié pour une gestion claire et rigoureuse.  
• Connexion directe à vos outils de gestion de projet : Intégrez facilement vos systèmes existants pour une centralisation optimale de vos workflows et une productivité accrue.

Simplifiez, sécurisez et optimisez vos démarches  

Le module AOT révolutionne la gestion des Autorisations d'Occupation Temporaire dans les projets BTP.  

En numérisant les démarches, en assurant une conformité juridico-administrative et en réduisant considérablement les risques de gestion, il constitue un atout majeur pour les entreprises du secteur.  

Prêt à transformer vos processus ?  

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